Vejledning til støttemodtagere

Udarbejdelse af afsluttende projektregnskab

Når det støttede projekt er gennemført, og alle udgifter er afholdt, skal du indsende en anmodning om udbetaling af tilskud. Den skal bl.a. indeholde et afsluttende regnskab for projektet. Herunder finder du vejledning til, hvordan regnskabet skal opstilles, hvem der skal underskrive mv.

Projektregnskab mv. indsendes ved at logge på www.fr-tips.dk med sagsnummer og e-mail. Sagsnummeret fremgår af jeres bevillingsbrev, og mailadressen er den, som I har oplyst i ansøgningen.

Vær opmærksom på, at kravene til projektregnskaber varierer, alt efter tilskuddets størrelse, og om det er bevilget før eller efter den 1. januar 2019.

Tilskud op til 200.000 kr.: Sådan opstilles det afsluttende projektregnskab

For tilskud op til 200.000 kr. bevilliget efter den 1. januar 2019, er det et krav, at projektregnskabet opstilles i den skabelon, som findes her:

Skabelon for afsluttende regnskab - bevilling op til 200.000 kroner

Regnskabet skal påtegnes i overensstemmelse med den revisionsinstruks, der er fremsendt sammen med bevillingsbrevet.

Projektregnskabet skal indeholde alle de afholdte udgifter i projektet. Regnskabet skal opstilles, som det oprindeligt indsendte (eller senest godkendte) budget. Det gøres i praksis ved at lave en kolonne med budgettet, og en anden kolonne med de faktisk afholdte udgifter. Projektregnskabet skal også indeholde alle indtægter til projektet, såsom egenfinansiering, støtte fra andre puljer, fonde eller lignende.

Sponsorater i form af gratis materialer samt værdiansættelse af frivilligtimer skal ikke fremgå af regnskabet.

Hvem skal underskrive?
Projektregnskabet skal underskrives af to personer. Det kan enten være to personer fra organisationens ledelse/bestyrelse, eller en person fra organisationens ledelse/bestyrelse sammen med en (generalforsamlingsvalgt) intern revisor/bilagskontrollant eller regnskabsansvarlig.

Er I eksempelvis en forening, der har fået støtte, så skal projektregnskabet underskrives enten af to personer fra foreningens bestyrelse/daglige ledelse, eller af en person fra bestyrelsen/den daglige ledelse sammen med den interne revisor/billagskontrollant eller kasserer. For skoler, institutioner o.lign. skal projektregnskabet underskrives af enten to personer fra ledelsen/bestyrelsen eller en person fra ledelsen/bestyrelsen og den regnskabsansvarlige.

Hvis tilskuddet er givet til én eller flere privatpersoner, underskrives regnskabet af denne/disse.

Tilskud over 200.000 kr.: Sådan opstilles det afsluttende projektregnskab

For tilskud over 200.000 kr. bevilliget efter den 1. januar 2019 opstilles projektregnskabet som i den skabelon, der findes her:

Skabelon for afsluttende projektregnskab - tilskud over 200.000 kr.

Projektregnskabet skal indeholde alle de afholdte udgifter i projektet. Regnskabet skal opstilles, som det oprindeligt indsendte (eller senest godkendte) budget. Det gøres i praksis ved at lave en kolonne med budgettet, og en anden kolonne med de faktisk afholdte udgifter. Projektregnskabet skal også indeholde alle indtægter til projektet, såsom egenfinansiering, støtte fra andre puljer, fonde eller lignende. 

Sponsorater i form af gratis materialer samt værdiansættelse af frivilligtimer skal ikke fremgå af regnskabet.

Det afsluttende projektregnskab skal revideres af en godkendt revisor i overensstemmelse med den revisionsinstruks, der er fremsendt sammen med bevillingsbrevet.

Hvem skal underskrive?
Projektregnskabet skal underskrives af to personer. Det kan enten være to personer fra organisationens ledelse/bestyrelse, eller en person fra organisationens ledelse/bestyrelse sammen med den projektansvarlige eller regnskabsansvarlige.

Hvis tilskuddet er givet til én eller flere privatpersoner, underskrives regnskabet af denne/disse.

Hvordan underskriver man - fysisk eller digitalt?

Projektregnskabet kan underskrives på forskellig måde – enten fysisk eller digitalt. Det afgørende er, at underskriften påføres på en sådan måde, at den sikrer en entydig identifikation af den, som har underskrevet. 

Underskriften kan påføres som en håndskrevet underskrift.

Underskriften kan påføres med en billedfil eller lignende, der viser den pågældendes personlige underskrift.

Underskriften kan desuden påføres med digital signatur, der er NemID/MitID valideret.

Når flere personer skal underskrive et projektregnskab, behøver underskrifterne ikke at fremgå af det samme dokument. Og dokumentet kan underskrives på forskellig måde - nogle kan fx vælge at underskrive med en fysisk underskrift, mens andre underskriver med digital signatur. Underskrifterne kan således være indeholdt i flere enslydende dokumenter, som tilsammen udgør underskriftseksemplaret.

Hvilke krav er der til digitale underskrifter?

Følgende er eksempler på digitale underskrifter, som umiddelbart vil blive henholdsvis accepteret og afvist.

Underskrifter som umiddelbart vil blive accepteret:

• Underskrift ved brug af en dertil indrettet software, der anvender NemID/MitID, fx Penneo, esignatur og Visma m.fl.
• Underskrift i hånden med et tegneprogram, fx på iPad med en touchskærm.

Underskrifter som umiddelbart IKKE vil blive accepteret:

• Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, fx i Word.
• Underskrift der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse.

Hvis dokumentet underskrives med digital signatur, vil oplysninger om den digitale dokumentsignering fremgå af en særlig underskriftsside, der indeholder oplysninger om, hvem der har underskrevet dokumentet digitalt og hvornår, dvs. med angivelse af dato og klokkeslæt. Denne side indsendes sammen med projektregnskabet.

Skal projektregnskabet revideres af en godkendt revisor?

For tilskud over 200.000 kr., der er bevilliget efter den 1. januar 2019, er det et krav, at det afsluttende projektregnskab revideres af en godkendt revisor. Revisionen skal udføres i overensstemmelse med den revisionsinstruks, der er fremsendt sammen med bevillingsbrevet.

Særlige vilkår for projektregnskaber for tilskud bevilliget i perioden 2016-2018

For tilskud bevilliget i perioden 2016-2018 skal projektregnskabet opstilles som i den skabelon, der findes her:

Skabelon for projektregnskab - tilskud i perioden 2016-2018

Det fremgår af bevillingsbrevet, hvem der skal underskrive regnskabet.

Et eventuelt krav om ekstern revision af projektregnskabet vil fremgå af bevillingsbrevet.

Hvornår kan jeg bede om udbetaling?

Herunder finder du information om, hvornår i projektforløbet du kan bede om udbetaling af tilskuddet, og hvornår det senest skal ske.

Hvornår i projektforløbet kan jeg bede om udbetaling af tilskuddet?

Udbetaling af tilskuddet vil normalt finde sted, når det støttede projekt er gennemført, og alle udgifter er afholdt.

Undervejs i projektet er der mulighed for at anmode om en delvis udbetaling af tilskuddet. Læs mere herom nedenfor.

Kan jeg få en del af tilskuddet udbetalt undervejs i projektet?

Undervejs i projektet er der mulighed for at anmode om en delvis udbetaling af tilskuddet.

Udbetaling kan i så fald kun ske på baggrund af dokumentation for afholdte udgifter i form af et delregnskab med to underskrifter samt en kort redegørelse for de gennemførte dele af projektet.

Se vejledning til delregnskab under afsnittet "udarbejdelse af delregnskaber".

Muligheden for delvis udbetaling undervejs i tilsagnsperioden gælder primært i tilfælde, hvor bevillingshaver er i økonomisk trang, og projektet kan opdeles i selvstændige dele.

Kan jeg få tilskuddet udbetalt som forskud?

Nej, der er ikke mulighed for at få tilskuddet udbetalt som forskud.

Tilskud udbetales kun på baggrund af dokumentation for afholdte udgifter i form af et projektregnskab.

Hvad er fristen for at bede om udbetaling?

Fristen for at bede om udbetaling af tilskuddet og indsende afrapportering fremgår af bevillingsbrevet. Eventuel forlængelse af fristen (bevillingsperioden) kan kun ske efter forudgående aftale med Friluftsrådets Tilskudsadministration.

Bevillinger gælder normalt i tre år fra bevillingsdatoen, og kan forlænges op til og med det femte år efter bevillingsdato på anmodning fra bevillingshaver. Hvis der kan redegøres for særlige omstændigheder, som forsinker projektet, kan der opnås dispensation herfra, i et år ad gangen. Det kræver godkendelse af en tidsplan, som sandsynliggør, at projektet vil kunne færdiggøres inden for den ændrede tidsfrist.

For visse afgrænsede puljer kan der gælde kortere bevillingsperioder. Det er eksempelvis tilfældet for tilskud fra Nat i Naturen-puljen.

Hvornår modtager jeg udbetalingen?

Friluftsrådets Tilskudsadministration behandler din anmodning om udbetaling af tilskud hurtigst muligt. Tilskuddet kan forventes udbetalt inden for 1-3 uger under forudsætning af, at den indsendte dokumentation kan godkendes.

Udarbejdelse af delregnskab

Hvis man anmoder om en delvis udbetaling af tilskuddet undervejs i projektet, skal der bl.a. indsendes et delregnskab. Herunder finder du vejledning til, hvordan delregnskabet skal opstilles, hvem der skal underskrive mv.

Hvordan opstilles et delregnskab?

Delregnskabet skal opstilles, som det oprindeligt indsendte (eller senest godkendte) budget. Det gøres i praksis ved at lave en kolonne med budgettet, og en anden kolonne med de faktisk afholdte udgifter. Delregnskabet skal desuden indeholde alle forventede indtægter til projektet, såsom egenfinansiering, støtte fra andre fonde eller lignende.

Delregnskabet opstilles som i den skabelon, der findes her:

Skabelon for delregnskab - projekttilskud

Sammen med delregnskabet skal der indsendes en kort redegørelse for de afsluttede dele af projektet, gerne suppleret af fotos.

Hvem skal underskrive delregnskabet - og hvordan?

Delregnskabet skal underskrives af to personer. Det kan enten være to personer fra organisationens ledelse/bestyrelse, eller en person fra organisationens ledelse/bestyrelse sammen med den projektansvarlige eller regnskabsansvarlige.

Hvis tilskuddet er givet til én eller flere privatpersoner, underskrives regnskabet af denne/disse.

Retningslinjerne for, hvordan man underskriver - fysisk eller digitalt - der er beskrevet under afsnittet "Udarbejdelse af afsluttende projektregnskab", er også gældende for delregnskaber.

Krav til afrapportering - udover projektregnskab

Herunder finder du information om, hvilke krav der gælder for afrapportering af støttede projekter, samt hvordan afrapportering og projektregnskab indsendes. 

Hvilke krav er der til afrapportering for at få tilskuddet udbetalt?

Det fremgår af jeres bevillingsbrev, hvad der - udover et projektregnskab - skal indsendes af afrapportering (dokumentation) for at få tilskuddet udbetalt.

Du kan også se kravene til afrapportering ved at logge på www.fr-tips.dk med sagsnummer og e-mail. Sagsnummeret fremgår af jeres ansøgning og bevillingsbrev, og mailadressen er den, som I har oplyst i forbindelse med ansøgningen.

Kravene til afrapportering afhænger af karakteren og omfanget af det støttede projekt. Der vil som minimum altid være krav om et underskrevet projektregnskab. Se mere herom ovenfor.

Det vil som oftest også være et krav, at I indsender fotos af projektet, samt dokumentation for at I har omtalt, at projektet er støttet med Udlodningsmidler til Friluftsliv, fx via en nyhed på jeres hjemmeside, et opslag på sociale medier eller lignende. I skal anvende puljens logo, som hentes via dette link.

Husk også at påføre puljens logo på digitalt eller fysisk materiale, såsom infotavler, plancher, formidlingshæfter mv., der har fået støtte fra Udlodningsmidler til Friluftsliv.

Hvordan indsendes projektregnskab og afrapportering?

Projektregnskabet og den øvrige dokumentation i henhold til bevillingsbrevet indsendes ved at logge på www.fr-tips.dk med sagsnummer og mailadresse. Sagsnummeret fremgår af jeres ansøgning og bevillingsbrev og mailadressen er den, som I har oplyst i forbindelse med ansøgningen.

Har du brug for hjælp til at logge på, så kontakt os på tlf. 33 79 00 79 (tast 2) eller tilskud@friluftsraadet.dk

Ændringer i det støttede projekt

Herunder finder du information om, hvad du skal gøre i tilfælde af behov for projektændringer.

Hvad gør man, hvis der opstår behov for ændringer i projektet?

Hvis projektet ikke kan gennemføres i overensstemmelse med det indsendte budget og projektbeskrivelse, skal det meddeles Friluftsrådets Tilskudsadministration hurtigst muligt.

Hvis der opstår behov for ændringer i projektet, skal der sendes en begrundet anmodning om projektændring til tilskud@friluftsraadet.dk, før de iværksættes. Tilskudsadministrationen vil derefter vurdere, om ændringerne kan godkendes, herunder om det bevilgede tilskud eventuelt skal justeres (dvs. reduceres).

Mindre ændringer i projektets udformning behøver ikke blive forelagt Tilskudsadministrationen til godkendelse. Det kan eksempelvis være mindre forskydninger i tidsplanen, eller hvis enkelte budgetposter bliver lidt billigere end forudset.

Hvis du er i tvivl, så kontakt os på tlf. 33 79 00 79 (tast 2) eller tilskud@friluftsraadet.dk