Retningslinier for dækning af udgifter i forbindelse med arbejdet i
Friluftsrådets kredsrepræsentationer 2012

De valgte medlemmer af Friluftsrådets kredsbestyrelser stiller sig
frivilligt til rådighed for arbejdet i Friluftsrådet. Der udbetales således ikke
nogen form for honorar eller kompensation for tabt arbejdsfortjeneste.

Alle forsvarlige, direkte udgifter forbundet med kredsbestyrelsernes
arbejde, dækkes af Friluftsrådet efter nedenstående regler, der fastsættes af
Friluftsrådets bestyrelse.

Alle udgiftsbilag skal attesteres af såvel kredsformanden som
Friluftsrådets sekretariat.

Normalaktiviteter

Ved "normalaktiviteter" forstås aktiviteter og udgifter, der er nødvendige
for den almindelige drift af kredsrepræsentationen. Dette omfatter:

Udgifter til papir, porto, ringordnere, fotokopiering m.v.

Eventuelt materiale, rapporter, kort m.v., der ekstraordinært måtte være
indkøbt til brug i Friluftsrådets virke, er Friluftsrådets ejendom og skal i
øvrigt håndteres i overensstemmelse med de almindelige regler om producenters
ophavsret. Friluftsrådet er ikke ansvarlig for eventuel overtrædelse af disse
regler.

Tilskud til kredsformands nyanskaffelse af printer: max.500 kr. uanset
anskaffelsespris.

Kredsbestyrelsesmøde: Holdes på kaffe/kage niveau. Max. 650 kr. pr. møde.
Der gives kun refusion for de 650 kr. Man kan ikke få ubrugte midler
udbetalt.

Ved møder i kredsbestyrelsen/kredsrepræsentationen ydes godtgørelse for
dokumenterede/specificerede mødeudgifter.

Hvor særlige forhold gør sig gældende i forbindelse med møder i
kredsbestyrelsen kan der ydes en speciel godtgørelse til fortæring. Niveauet er
i disse tilfælde fastsat til kr. 125 kr. og en vand/øl pr. deltager.

Indkøbte måltider, drikkelse m.m. samt antallet af deltagere skal fremgå af
kvitterede regningsbilag.

1 gang om året: mulighed for at bruge op til 1500 kr. på et møde.

Møder med kredsrepræsentantskabet: max. 50 kr. pr. deltager. Hvis andre
behov opstår, så kontakt kredskonsulenten.

Regionsudvalgsmøder: Max 750 kr. pr. møde.

Overnatning ved seminarer o.l.: vil foregå i dobbeltværelser, ønskes
enkeltværelse, skal man selv betale differencen.

Transport
Transportgodtgørelse ydes for
kredsbestyrelsesmedlemmer efter bilag for tog/fly. Rabatordninger bør med fordel
anvendes.

Kredsbestyrelsesmedlemmer opnår den høje takst = 3,80 kr./km til
kredsbestyrelsesmøde, samt til individuel repræsentation i f.eks. Skovbrugerråd,
Grønne Råd samt besigtigelser.

Til Fællesmødet, seminarer etc. gives den lave takst = 2,10 kr./km. Kører
man sammen og altså er mindst 2 personer i bilen, udløses den høje takst.

Ved kørsel på cykel eller knallert godtgøres 40 øre pr. km.

Transport over længere afstande skal primært søges gennemført med offentlig
transport (DSB standard plus eventuel pladsbillet).

Hvor flere medlemmer af kredsbestyrelsen deltager i samme arrangement,
forventes samkørsel anvendt i videst muligt omfang (af økonomiske og
miljømæssige årsager).

I tilfælde hvor særligt handicappede ikke selv kan transportere sig eller
være en del af samkørsel kan der ekstraordinært gives tilladelse til brug af
taxa for kortere strækninger.

Telefon/telefax-penge kan som et fast beløb - efter anmodning - udbetales
til en eller flere personer i kredsbestyrelsen.

Det samlede beløb udgør kr. 2.000 kr., dog således at én person højst kan
modtage kr. 1.300 kr.

Nogle opgaver i kredsbestyrelsen kan medføre en øget udgift til brug af
privattelefon, der rækker ud over, hvad man må forvente, at almindeligt
foreningsarbejde medfører. Der er mulighed for at få refunderet sådanne
merudgifter.

Beregningen sker som en skønsmæssig andel af samtaleforbruget. Der skal
vedlægges kopi af en specificeret telefonregning med angivelse af det anslåede
refusionsbeløb samt en kort forklaring om årsagen til det ekstraordinære
merforbrug.

Udgifter i forbindelse med IT

Der ydes tilskud på 14 øre pr. minut brugt på Internettet i arbejde for
Friluftsrådet. Beregnes som anslået forbrug (dog max. 350 minutter pr. måned).
Desuden ydes der tilskud til printerpatron og papir (dog max 200 kr. pr år),
bilag skal vedlægges.

Dokumentation for adgang til Internettet skal vedlæggesskemaet
"IT-afregning til Friluftsrådet" (det kan f.eks. være kopi af regning fra
teleselskab eller internetudbyder). Hertil gives ikke tilskud.

Afregningsskema indsendes 2 gange om året: senest pr. 30.6 og pr.
20.12. "IT-afregning til Friluftsrådet" kan hentes her

Såfremt der er behov derfor kan Friluftsrådet til kredsformand og/eller
sekretær yde et éngangsbeløb til installation af et ekstra telefonstik, en
ADSL-forbindelse eller lignende.

Éngangsbeløbet udgør kr. 500 kr. Der ydes ikke refusion af eventuelt
abonnement tilknyttet installationen.

Ønskes refusion/godtgørelse efter reglerne skal
Friluftsrådets "rejse- og mødeafregningsblanket" anvendes, og den skal være
udfyldt korrekt (mødets formål, til - fra beskrivelse, start og sluttidspunkt,
mødedeltagere samt cpr.nr.).

Afregningen attesteres af kredsformanden.

Rejseafregningerne udleveres og indsendes samletvia kredsformanden
og snarest efter mødets afholdelse og allersenest 1 måned efter.

Afregninger, der er mere end 3 måned gammel, refunderes ikke.

Ved årets afslutning er sidste frist den 20. december.

Da det letter arbejdsgangen for alle og der desuden spares bankgebyrer,
skal refusionsbeløb overføres direkte til bank- eller girokonto.
Registreringsnummer og kontornummer skal derfor påføres rejseafregning-
og IT-afregningsskema.

Kredsbestyrelsen kan - hvis der opstår behov herfor - ydes godtgørelse for
afholdelse af et særligt møde / seminar.

Dette forudsætter, at der med Friluftsrådet er aftalt de økonomiske rammer
herfor, herunder eventuel lokaleleje og eventuelt honorar til en
oplægsholder.

Rammebeløbet til kredsarbejdet fastsættes i Friluftsrådets samlede
budget.

Kredsbestyrelsernes arbejde og geografiske spredning varierer, hvilket
betyder, at nogle forbruger mere og andre mindre end det gennemsnitlige
rammebeløb.

Alle kredsbestyrelser bør nøje overveje enhver udgift, der ønskes
refunderet.

Såfremt rammebeløbet for det samlede kredsarbejde er ved at blive
overskredet, kan en tværgående prioritering komme på tale. Denne foretages af
Friluftsrådet.

Ekstern finansiering

Kredsbestyrelserne kan ikke modtage tips- og lottomidler til
friluftslivet.

Enhver situation, hvor kredsbestyrelsen ønsker at gennemføre aktiviteter i
Friluftsrådets navn med økonomisk tilskud fra eksterne kilder, skal på forhånd
aftales med Friluftsrådet med henblik på en afklaring af de juridiske,
økonomiske og revisionsmæssige forhold.

Godkendt af:

Friluftsrådets bestyrelse, den 19. juni
2010.